Business Process Reengineering

             Setiap perusahaan selalu ingin terus maju dan menjadi yang terdepan dalam mendapatkan keuntungan. Mendapatkan keuntungan/profit yang maksimal, tidak hanya berhubungan dengan menjual produk/jasa lebih banyak dan menggaet pelanggan dengan lebih banyak. Perusahaan juga perlu untuk mereview dan meningkatkan hasil kinerja perusahaannya baik dalam bidang proses produksi, penjualan, kualitas produk, jasa, dan sebagainya sehingga perusahaan akan mengenali kelebihan dan kekurangan proses dan system bisnis yang sedang dijalankan. Ketika akhirnya perusahaan memutuskan untuk merancang ulang system dan proses bisnisnya, hal inilah yang disebut dengan reenginering.                                                                                                                            Business Process Reenginering merupakan sebuah pemikiran dan perancangan ulang sebuah proses bisnis secara mendasar untuk mencapai peningkatan yang dramatis dan pengukuran performa biaya, kualitas, lead time, penghasilan, fleksibilitas, inovasi, servis, serta kecepatan yang kontemporer.

Konsep Re-Engineeriing berasal dari keinginan untuk memaksimalkan profit dari pengenalan IT dalam menciptakan integrasi terhadap bagian-bagian di perusahaan.

BPR merupakan bagian dari praktek bisnis popular lainnya seperti TQM, Lean Production, Downsizing, dan Continious Improvement.

History of BPR

            Pada tahun 1990, Michael Hammar , profesor ilmu komputer dari Massachusets Institute of Technology (MIT) menulis sebuah artikel yang menekankan bahwa perlunya mereduksi non-value adding work untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi

BPR datang dari ide simpel Prof Hammar :
”Ada banyak detail pekerjaan yang tidak mempunyai value terhadap konsumen (Non-value adding activities). Pekerjaan seperti ini harus ditiadakan.”

Peranan BPR :

• Menvalidasi informasi dari proses bisnis
• Menyeleksi bagian fungsi atau proses bisnis yang mana yang membutuhkan analisis lebih lanjut
• Mengidentifikasi alur dokumen yang datang dan ketidekefisienan proses bisnis yang sedang berlangsung
• Mengidentifikasi fungsi dan proses mana yang mempunyai performa bagus dan dipertahankan keeksistensiannya.
• Mengidentifikasi kesempatan yang bagus dan potensial untuk harmonisasi fungsi dan proses antara departemen.
• Mengidentifikasi kesempatan potensial dalam penerapan teknologi/servis yang akan digunakan pada masa yang akan datang
• Menyediakan dasar untuk mengukur dan memeriksa kondisi environment masa sekarang / mendesign ulang environment masa yang akan datang

Berikut adalah beberapa langkah yang diambil oleh perusahaan-perusahaan yang berhasil dalam merekayasa ulang proses bisnis penting secara strategis.

1.      Mengembangkan suatu diagram alur (flowchart) dari proses bisnis total, termasuk keterkaitannya dengan aktivitas rantai nilai lainnya.

2.      Mencoba menyederhanakan proses tersebut dahulu, mengeliminasi tugas dana langkah yang dapat dihilangkan, dan menganalisis cara untuk merampingkan kinerja dari apa yang tersisa.

3.      Menentukan bagian manakah dari proses tersebut yang dapat diotomatisasi (biasanya proses repetitif, memakan waktu, dan membutuhkan sedikit pemikiran atau keputusan); mempertimbangkan untuk memperkenalkan teknologi canggih yang dapat ditingkatkan untuk mencapai kemampuan generasi berikutnya dan menjadi dasar bagi keuntungan produktivitas selanjutnya.

4.      Mengevaluasi setiap aktivitas dalam proses tersebut untuk menentukan apakah aktivitas tersebut penting bagi strategi atau tidak. Aktivitas yang penting bagi strategi merupakan kandidat penentuan tolak ukur (benchmarking) guna mencapai status terbaik dalam industri atau terbaik dalam kinerja dunia dan merupakan aktivitas yang ditekankan dalam struktur organisasi yang telah direkayasa ulang.

5.      Menimbang kelebihan dan kekurangan untuk melakukan outsourcing atas aktivitas yang tidak penting atau yang hanya memberikan sedikit kontribusi terhadap kemampuan organisasi dan kompetensi inti.

6.      Merancang suatu struktur untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas yang tersisa; mengatur kembali personel dan grup yang melaksanakan aktivitas-aktivitas ini ke dalam struktur baru.

Bagaimana cara menjalankan BPR?

            Dalam membuat BPR, terlebih dahulu dibuat model dari system bisnis yang sedang berlangsung (Business Process Modelling (BPM)). BPM ini akan menunjukkan bagaimana komponen-komponen business berelasi satu sama lain dan bagaimana komponen-komponen tersebut beroperasi sehingga didapatkan gambaran jelas keadaan usaha yang sedang berlangsung untuk memutuskan visi masa depan.

Tujuan BPM:

·         Membantu tim BPR menyediakan gambaran proses

·         Mengidentifikasi area improvement

·         Memvisualisasikan dampak dan implikasi dari proses

·         Menggambarkan peranan business process

Dalam BPM, akan terdefinisikan dua buah proses

·         AS-IS state: mendefinisikan performa perusahaan yang sedang berlangsung

·         TO-BE state : mendefinisikan performa perusahaan yang optimal dari AS-IS

BPR dan Sistem Informasi

Dalam menciptakan pengembangan yang berkelanjutan (continuous improvement) dalam perusahaan, BPR tidak lepas dari sokongan Information System dan Information Technology. Memvalidasi system informasi dalam proses bisnis adalah peranan vital BPR. Semakin bagus system informasi yang diterapkan dalam teknik BPR, maka hasil reengineering akan semakin bagus. Menciptakan System informasi yang efektif dan efisien mengacu kepada alur informasi pada system bisnis yang cepat, tepat, dan akurat. Untuk menciptakan system informasi yang bagus, didukung oleh perkembangan IT yang semakin maju pada saat ini.

Peranan IT dalam BPR:

• IT memungkinkan database sharing secara terintegrasi dalam setiap divisi perusahaan sehingga informasi yang akurat mudah diakses oleh bagian-bagian perusahaan dengan cepat dan tepat
• IT sebagai Expert Systems, sehingga proses dan sistem bisnis perusahaan dapat dirunut sampai pada bagian yang paling detail.
• IT menyediakan Jaringan Telekomunikasi, memungkinkan organisasi untuk tersentralisasi dan terdesentralisasi dalam waktu yang bersamaan.
• IT menyediakan Decision-support tools, sehingga memudahkan pengguna IT untuk mengambil keputusan
• Perkembangan Wireless Data Communication dan PC.
• Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP), seperti SAP, JD Edwards dari Oracle,PeopleSoft,dll sebagai tools bagi BPR.
• Dan masih banyak lagi peranan IT yang akan terus maju dan berkembang.